Meine Aufgabenplanung als Solopreneur: Wie ich mich organisiere

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Die letzte Woche war wohl eine meiner produktivsten Wochen in diesem Jahr: Ich habe mehrere Bewerbungsgespräche geführt, zwei Bonusinhalte für meine Blogwerkstatt-Teilnehmer erstellt, den 3. Social Media-Stammtisch in Potsdam durchgeführt, eine erste intensive Coaching-Stunde mit meinem Business-Coach gehabt, neue Pakete für mein Online-Marketing-Coaching entwickelt, zwei Coachings mit Kunden durchgeführt – und ich glaube das war noch nicht mal alles.

Grund genug mal zu reflektieren wie ich mich eigentlich organisiere – denn als mein Business-Coach mich fragte, wie ich das eigentlich alles geschafft hätte, war ich erst mal kurz sprachlos und musste darüber nachdenken.

Da passt es gut, dass Peer von Selbständig im Netz und Sebastian von it helps fast gleichzeitig Blogparaden zum Thema To do-Liste ausgeschrieben haben, an denen ich mich in der Hoffnung beteilige, dass diese Infos für dich wertvoll sein mögen und du daraus etwas für dich mitnehmen kannst.

Wie immer gilt: Jeder muss sein eigenes System finden. Was ich tue, muss nicht das Richtige für dich sein. Aber gern diene ich dir als Inspiration 🙂 Auch sollte klar sein, dass ich das Thema “Wie ich mich organisiere” in einem Blogartikel bestenfalls anreißen kann, da es so komplex ist.

Die Planung: Meine Aufgabenplanung am Montag

Die Planung meiner anstehenden Aufgaben für die Woche mache ich meistens als erstes montags morgens, wenn ich mich an den Schreibtisch setze.

Dabei stelle ich mir folgende zwei Fragen:

1. Welche Aufgaben dulden keinen Aufschub und müssen diese Woche auf jeden Fall erledigt werden? Das sind nach der Eisenhower-Methode die Aufgaben, die nur dringend oder dringend und gleichzeitig wichtig sind. Ein typisches Beispiel wäre “Webinarausschreibungen für das Social Media Starter Camp abgeben”, da diese Aufgabe eine Deadline hat.

2. Welche Aufgaben möchte ich diese Woche erledigen, um mein Business voranzubringen? Nach dem Eisenhower-Prinzip sind das all die Aufgaben, die nicht dringend, aber mir sehr wichtig sind. Ein typisches Beispiel hier wäre “Projektplanung für neuen Onlinekurs notieren”.

Auch die regelmäßigen Aufgaben, zum Beispiel “Blogartikel schreiben” oder “Newsletter schreiben”, notiere ich mir jede Woche erneut in meinem To do-Programm. Keine Sorge, zu dem Tool komme ich gleich noch 😉

Ohne die gehts nicht: Meine Top 3

Habe ich einen Überblick über die für die Woche anstehenden Aufgaben, überlege ich mir was meine TOP 3-Aufgaben für diese Woche sind. Hier achte ich darauf Aufgaben auszuwählen, die eben nicht dringend, sondern wichtig sind.

Das sind meine Top 3-Aufgaben für diese Woche:

Alles was die Produktion von digitalen Produkten betrifft, fällt meistens in diese Kategorie. Deadlines gibt es hier nur, wenn ich sie mir selbst setze – aber das Erstellen weiterer Produkte und somit das Schaffen weiterer Einkommensquellen ist für mein Business die wichtigste Aufgabe überhaupt.

Falls die schon erstellte Aufgabenliste nicht ohnehin schon drei Top-Aufgaben enthält, weiß ich, dass ich mir noch zusätzliche wichtige Dinge vornehmen kann. Dann überlege ich welche Projekte ich als nächstes angehen will.

Zusätzlich zu den wöchentlichen Top 3- Aufgaben lege ich jeden Morgen die Top 3-Aufgaben für den Tag fest. Idealerweise handelt es sich hier auch um wichtige Aufgaben, jedoch sind manchmal auch welche dabei, die auch dringend sind. Da nehme ich es nicht 100% genau, denn mein Tag hat ja auch nur 24 und Fräulein braucht leider ihre mindestens sieben Stunden Schlaf 😉

Das To do-Tool meiner Wahl: Todoist

Habe ich all diese Aufgaben grob zusammengestellt und die Top 3-Aufgaben für die Woche festgelegt, trage ich sie in meinem To do-Programm Todoist ein. Das geschieht natürlich meistens schon direkt während der Planungsphase.

In Todoist selbst habe ich schon viele verschiedene Varianten der Sortierung meiner Aufgaben ausprobiert. Aktuell arbeite ich mit einer Aufgabenliste für meine Top 3-Wochenaufgaben, sowie mit einer Aufgabenliste je Wochentag. Dann verteile ich die Aufgaben unter Berücksichtigung etwaiger Deadlines in diese Listen:

So sehe ich auch sofort wenn ich mir für einen Tag zu viel vorgenommen habe. Naja, das klappt nicht immer 😉 Aber mittlerweile doch ganz gut.

In letzter Zeit habe ich bei vielen täglichen Aufgaben auch noch mal eine Priorisierung direkt in Todoist vorgenommen:

Manchmal sind es viele kleine Aufgaben, die erledigt werden wollen. Da hilft es mir dann, sie zu priorisieren. Was nicht geschafft wurde und keine konkrete Deadline hat, verschiebe ich am Ende des Tages einfach auf die Aufgabenliste des nächsten Tages.

Übrigens: Zeitmanagement-Experte Ivan Blatter empfiehlt Todoist ebenfalls, hat sogar einen genialen Todoist-Videokurs im Angebot, den ich nur empfehlen kann. Manchmal glaubt man gar nicht was diese kleinen Helferlein so alles können 🙂 Beispielsweise ist es total hilfreich E-Mails als Aufgaben ans To do-Tool zu schicken …

Ach ja: Aufgaben, die unter der Woche neu dazukommen, plane ich wenn irgendwie möglich frühestens für die Folgewoche ein. Die landen dann normalerweise im “Eingang” bei Todoist. Interessiert dich ein ausführlicher Artikel dazu wie ich mit Todoist arbeite? Dann lass es mich in den Kommentaren wissen.

Der Rückblick: Mein Wochenrückblick am Samstag

Samstags mache ich vormittags meistens einen Wochenrückblick. Hin und wieder vernachlässige ich ihn, aber ich merke dann immer, dass er mir wirklich fehlt.

Diese Dinge erledige ich in meinem Wochenrückblick:

• Ich gehe meine analoge Inbox durch. In einer roten Box auf meinem Schreibtisch sammele ich die Woche über alle möglichen Papiere, seien es Papiernotizen, Briefe, Kassenzettel … So muss ich nicht immer überlegen “Wohin jetzt damit?”, sondern gehe die Box einmal die Woche systematisch durch.
• Ich räume meinen Schreibtisch auf. Das regelmäßige Aufräumen *kleiner* Papier- und Krimskramsstapel ist wirklich das A und O beim Verhindern großer Papierberge und Müllstapel, glaub es mir 😉
• Ich trage die Termine der nächsten Woche in meinen Tischkalender ein. Der liegt direkt vor meiner Tastatur, sodass ich ihn immer im Blick habe.
• Ich mache eine ganz grobe Planung der Aufgaben für die nächste Woche. So ist es sehr unwahrscheinlich, dass ich bei der Planung montags sehr wichtige oder dringende Aufgaben vergesse.
• Ich räume meine Evernote-Inbox auf. Hier gilt dasselbe wie für meine analoge Inbox und für meinen Schreibtisch: Nur das regelmäßige Aufräumen der Inbox verhindert ein absolutes Tohuwabohu in meinen Evernote-Notizbüchern.
• Ich gehe neue Blogartikel in Feedly durch. Ja, das mache ich meistens nur einmal die Woche. Und manchmal schaffe ich es nicht mal, ehrlich gesagt. Aber ich vertraue darauf, dass besonders guter Content mich von alleine erreicht 😉
• Ich lege ein Backup meines gesamten Datenbestandes an. Diesen sichere ich auf einer kleinen 2,5 Zoll-Festplatte mit 1 TB Speicherplatz von Toshiba.

Die To do-Liste: Für mich Fluch und Segen zugleich

Peer fragt in den Anregungen zu seiner Blogparade, ob man überhaupt mit einer To do-Liste arbeitet. Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen wie es ohne gehen sollte 😉 Für mich ist die To do-Liste allerdings gleichzeitig Fluch und Segen: Sie hilft mir zwar mich zu organisieren und bei vielen Aufgaben auch zu priorisieren. Allerdings setze ich mich manchmal auch ganz schön unter Druck, wenn ich sie sehe 😉

Daher versuche ich daran zu arbeiten mir mehr Freiräume zu lassen. Denn allein in der letzten Woche sind zwei Skype-Gespräche doch wesentlich länger gewesen als erwartet, und das hat mir dann schon meine Planung verhauen. Das sollte mit etwas mehr Freiraum eigentlich nicht passieren. Ich tendiere definitiv dazu mir zu viel vorzunehmen, das weiß ich auch. Aber das kriege ich definitiv auch noch in den Griff. Alles andere läuft schon ganz gut.

Abschließend die zwei besten Tipps zum Zeitmanagement, die ich dir geben kann:

1. Überlege dir genau was du willst. Das wird dazu führen, dass du zu 99% der Anfragen, die an dich herangetragen werden, gelassen “nein” sagen kannst. Das wird zu deutlicher Entspannung auf deiner To do-Liste führen 🙂

2. Halte dich so oft wie möglich an die 80-20-Regel: Mit welchen 20% deiner Aufgaben kannst du 80% deiner gewünschten Ergebnisse erreichen? Arbeite wann immer es geht nur an diesen 20% und lass den Rest außen vor.

Und übrigens: Ich bin bei der Aufgabenplanung nicht nur digital, sondern auch gleichzeitig analog unterwegs. Das ist aber genug Stoff für einen weiteren Artikel 😉

Arbeitest du mit To do-Listen? Wenn ja, welche Prinzipien des Zeitmanagements wendest du dabei an? Hinterlasse einen Kommentar, ich bin gespannt.