Trello – Das beste Tool für To do-Listen aller Zeiten!

Artikel schreiben, Newsletter verfassen, Kommentare beantworten, Events planen – das Bloggerleben kann ganz schön anstrengend sein! Wer professionell oder für (s)ein Unternehmen bloggt, hat immer viele Aufgaben auf der Liste und darf den Überblick nicht verlieren. Beim Management dieser To dos hilft das kostenlose Tool Trello – es gehört mittlerweile zu meinen absoluten Lieblingstools. Daher verrate ich dir heute, wie ich meinen Arbeitsalltag mit Trello plane und verwalte.

Trello: Aufgaben verwalten mit Boards, Listen und Karten

Trello funktioniert ein klein wenig anders als andere Tools dieser Art: Bei Trello gibt es Boards, Lists und Cards. Ein Board ist quasi ein Aktenordner zu einem Thema, zum Beispiel „Katharina-Lewald.de“. Eine Liste ist wie ein bestimmter Sachverhalt in diesem Aktenordner, zum Beispiel „Technik“. Und eine Karte repräsentiert eine Aufgabe, beispielsweise „SEO-Plugin installieren“.

Ich empfehle dir für deinen Blog ein Board anzulegen und darin folgende Listen: Monetarisierung (oder „Geld verdienen“), Site-Entwicklung (oder „Technik“), Marketing, Inhalte und SEO. Du kannst natürlich auch weitere Listen anlegen, doch generell gilt: Lege immer so wenige Boards, Listen und Karten wie möglich an. Das erleichtert die Arbeit mit Trello (und jedem anderen To do-Listen-Tool) enorm.

Die Macht der Karten

Die eben schon erwähnten Karten sind das Beste und Mächtigste an Trello. Wie gesagt, repräsentiert eine Karte eine größer) Aufgabe. Kleinere Teilaufgaben kannst du innerhalb der Karte in einer Checklist anlegen, aber immer der Reihe nach.

Optionen von Karten

Screenshot der Kartenoptionen in Trello

Das sind Optionen von Karten in Trello.

Die Karten in Trello bieten folgende Optionen:

Members: Hier kannst du, sofern außer dir noch andere Personen Zugriff auf dein Board haben, weitere Personen einer Karte (also Aufgabe) hinzufügen. Am besten fügst du immer diejenigen der Karte hinzu, die für das Erreichen des nächsten Teilziels etwas tun müssen. Wer seine Aufgabe erledigt hat, hakt die Aufgabe ab und entfernt sich dann selbst wieder aus der Karte. Wenn du dein Board alleine benutzt, brauchst du diese Option nicht.

Labels: Du kannst Karten Labels geben. Meine Empfehlung:
blau: zu besprechen; lila: zu erledigen; rot: dringend; orange: Meilenstein; grün: eilt nicht; gelb: ist bei mir nicht vergeben

Checklist: Hier kannst du die bereits erwähnten Teilziele jeder Aufgabe in einer Checklist verarbeiten. Beispiel gefällig? Angenommen, du willst einen Artikel schreiben. Diese Aufgabe unterteilt sich meist in Teilziele wie Recherche, Grobentwurf, Überarbeitung, Korrekturlesen – natürlich je nachdem wie du arbeitest. All diese Teilaufgaben kannst du als Checkliste anlegen. Ich persönlich lege für das Schreiben von Artikeln keine extra Karten an, aber das kann jeder für sich selbst entscheiden. Ich wollte nur das Prinzip erklären ;)

Due date: Die Deadline, bis wann eine Aufgabe erledigt sein sollte. Hier trägst du am besten immer die Deadline der nächsten Teilaufgabe ein. Mein Tipp: Jede Aufgabe sollte eine Deadline bekommen. Denn Aufgaben, die keine Deadline zugewiesen bekommen, dümpeln meiner Erfahrung nach monatelang in Trello rum und letztlich macht man sie doch nie und schiebt sie immer wieder auf ;)

Attachment: Hier kannst du der Karte Dateien anhängen. Diese Option ist beim Teamworking besonders praktisch, oder wenn du keinen Cloud-Speicher wie Dropbox benutzt.

Aktionen von Karten

Trello Kartenaktionen

Das sind Aktionen einer Karte.

Move: Du kannst Karten in andere Boards verschieben.

Copy: … oder auch in andere Boards kopieren! Praktisch, falls ähnliche Aufgaben/Checklisten in mehreren Boards immer wieder gebraucht werden, beispielsweise wenn du mehrere Blogs betreust und für jeden Blog ein Board angelegt hast.

Subscribe: Unwichtig, wenn du allein an einem Board arbeitest. Arbeitest du mit mehreren Personen an einem Board, kannst du hier alle Änderungen in der Karte abonnieren. Ändert jemand anders aus dem Team die Karte, erhältst du eine Benachrichtigung in deinem Benachrichtigungscenter. Auch Benachrichtigungen per eMail sind möglich, diese habe ich bei mir aber de-aktiviert.

Archive: Der schönste aller Buttons! Denn eine Karte wird immer dann archiviert, wenn die Aufgabe erledigt ist :)

Die Magie von Trello im Bloggeralltag nutzen

In diesem Abschnitt möchte ich dir einige kleine Tipps und Anregungen geben, wie du Trello im Unternehmeralltag nutzen kannst.

Geld verdienen

Du hast verschiedene Ideen und Möglichkeiten mit deinem Blog Geld zu verdienen? Trage jede Möglichkeit als Karte in die Liste „Monetarisierung“ ein, vergebe Teilaufgaben (als Checkliste) und setze eine Deadline für das Erreichen des jeweils nächsten Ziels. Ein Beispiel: Angenommen du möchtest zum ersten Mal Bannerwerbung in deinen Blog einbauen. Teilaufgaben könnten sein: Affiliate-Anbieter recherchieren, Registrierung beim Affiliate-Partner, Partnerprogramm auswählen, Banner einbauen, Klickraten überprüfen.

Pro-Tipp: Übrigens kannst du auch für häufig wiederkehrende Aufgaben Karten anlegen. Diese archivierst du nicht, sondern setzt das Due Date immer wieder neu. Beispiel: Der einmal im Monat oder wöchentlich erscheinende Newsletter.

Technisches

In der Liste „Technik“ oder „Site-Entwicklung“ trägst du am besten alles ein, was mit der technischen Entwicklung deines Blogs zu tun hat. Vielleicht funktioniert etwas nicht richtig und du musst dich darum kümmern. Oder du möchtest ein Plugin installieren und dich dort einarbeiten. Auch all diese Aufgaben kannst du als Karten anlegen.

Trello Oberfläche in Aktion mit Listen und Karten

Listen und Boards von BfsF in Trello – ein kleiner Einblick.

Marketing

Das ist wohl die Liste, mit der ich am häufigsten und intensivsten arbeite. Hier geht es um alles, was dich und deinen Blog bekannter macht. Kürzlich habe ich beispielsweise an einige meiner besten Google+-Follower schöne Herbstkarten geschickt und einen BfsF-Notizblock, als kleines Dankeschön :) Diese Aufgabe hatte ich als Karte anlegt, die Teilziele als Checkliste. Und dann habe ich nach und nach abgearbeitet: Karten basteln (ich mache sie selbst), Karten schreiben, Adressliste recherchieren, Etiketten ausdrucken, Versand. Verschicken wollte ich das Ganze am 1. September, das war mein Due Date – und es hat wunderbar geklappt!

Hier kannst du auch eintragen für welche anderen Blogs du Gastartikel planst, denn diese sind Marketing für deinen Blog. In der Checkliste trägst du wieder die verschiedenen Stati ein (Ideenentwicklung, Grobentwurf und so weiter). Was fertig ist, wird in der Checkliste abgehakt – das ist sowieso das Beste, das Abhaken ;) Oder möchtest du mehr Gastartikel erhalten? Dann erstelle eine Karte und darin eine Checkliste mit den Bloggern, die du gerne um einen Gastartikel bitten möchtest. Das Anschreiben kannst du als Attachment an die Karte anhängen, denn das wirst du häufiger benötigen.

Du möchtest ein Event veranstalten, um ein Produkt oder eine Dienstleistung von dir zu bewerben – oder einfach nur, um dich und deinen Blog bekannter zu machen? Auch das kannst du alles mit Hilfe einer Karte in Trello planen und durchführen. Beispielsweise sind hier Webinare oder Google Hangouts gemeint. Machst du das Ganze mit jemandem zusammen, kannst du ein extra Teamboard anlegen.

Pro-Tipp: Eine Person, die du einem Board hinzugefügt hast, kann alle deine Karten sehen. Möchtest du das nicht, musst du für Teamlisten und -karten ein extra Board anlegen.

Auch meine Social Media-Planung und meine Newsletter-Planung habe ich in dieser Liste untergebracht. Sobald die Posts und der Newsletter wieder geplant oder erledigt sind, schiebe ich sie in der Liste wieder nach unten und vergebe eine Deadline für den nächsten Zeitpunkt, zu dem ich wieder Postings planen oder einen Newsletter verschicken will.

Inhalte

Ich habe auch eine Liste, die bei mir „Inhalte“ heißt. Wie bereits beschrieben, trage ich hier nicht jeden einzelnen Blogartikel als Aufgabe ein, das wäre mir zu unübersichtlich. Aber hier trage ich beispielsweise ein, wenn ich wieder Blogger für Interviews anfragen will. Alles, was aus Gründen der Suchmaschinenoptimierung geschieht, sollte auch hier rein.

Trello: Auf jeden Fall ausprobieren!

Das ist mein Fazit: Du solltest Trello auf jeden Fall ausprobieren – außer du nutzt bereits eine Aufgabenverwaltung und bist damit zu 100% zufrieden. Auch wenn Trello nicht mit einer ganz so schönen Oberfläche wie beispielsweise Wunderlist glänzen kann, ist es vor allem für die Verwaltung großer (Blog-)Projekte und auch für das Teamworking nahezu perfekt geeignet. Ansonsten bietet Trello alles, was moderne To do-Listen-Tools auch bieten und darüber hinaus noch mehr. Es gibt auch Apps, sodass du Trello immer dabei haben kannst. Und noch etwas Wichtiges: Trello ist komplett kostenlos!

Welches To do-Listen-Tool benutzt du, und bist du damit zufrieden? Was hält dich davon ab so ein Tool zu benutzen? Oder arbeitest du vielleicht sogar schon mit Trello?

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