Wie ich mit Zero Inbox und GTD effizienter und entspannter arbeite

Der heutige Gastartikel stammt von Sebastian von Journalisten-Tools.de.
Mehr über Sebastian findest du in der Autorenbox am Ende dieses Artikels.

Zwei Methoden helfen mir seit mehreren Jahren, effizienter und gleichzeitig entspannter zu arbeiten: Zero Inbox und GTD. In diesem Gastbeitrag möchte ich beide Methoden vorstellen und Tipps aus der Praxis ergänzen. Eins vorweg: Die beiden Methoden muss man konsequent nutzen, um den gewünschten Erfolg zu haben.

Zero Inbox – Der Posteingang ist leer. Immer.

Ich finde es immer interessant zu sehen, wie viele ungelesene Nachrichten Kollegen und Freunde in ihrem Posteingang haben. Kaum einer kann ausschließen, dass unter den vielen ungelesenen (oder auch gelesenen) Nachrichten die ein oder andere wichtige Information schlummert, die anbrennen könnte.

Zero Inbox – der Name verrät es – hat zum Ziel, dass die Inbox (der Posteingang) leer ist. Ja, wirklich, leer! Der Trick ist recht einfach: E-Mails werden nicht gelesen, sondern bearbeitet – und das auch nur einmal. Nach dem Zero Inbox-Prinzip gibt es bei jeder E-Mail im Posteingang genau sechs Möglichkeiten:

• Löschen (Passt häufiger als man denkt!)
• Weiterleiten (Weil Andere etwas tun müssen.)
• Archivieren (Weil die E-Mail später wichtig sein könnte.)
• Sofort beantworten (Wenn das innerhalb von zwei Minuten möglich ist.)
• In den Ordner „Später“ schieben, weil die Antwort länger als fünf Minuten dauert.
• Eine Aufgabe daraus machen (siehe Getting Things Done) und die E-Mail danach löschen beziehungsweise archivieren.

Wichtigste Regel bei Zero Inbox: Jede E-Mail nur einmal anfassen!

Wichtig ist aus meiner Sicht, dass man sich bei jeder E-Mail dazu zwingt, sofort eine der sechs Möglichkeiten auszuwählen und zu vollziehen. Wer anfängt, seine E-Mails immer und immer wieder zu lesen, hat verloren.

Mir persönlich hilft es zudem, alle E-Mails in einen Ordner namens „Archiv“ zu schieben und nicht dutzende Archiv-Ordner zu befüllen. Virtuelle Ordner – letztlich eine gespeicherte Suche – helfen mir auf Knopfdruck, das Archiv weiter zu filtern, um zum Beispiel E-Mails von bestimmten Personen sofort abrufen zu können.

Der Vorteil von Zero Inbox ist klar: Wer sein Postfach im Griff hat, spart Zeit, weil er Mails nur einmal anfassen muss, und schont seine Nerven, weil man nicht mehr Angst hat, eine „heiße“ E-Mail im Posteingang zu übersehen. Nachteil ist, dass man schnell super nervös wird, wenn man ein oder zwei Tage nicht im Büro war und den Tag mit 200 oder mehr ungelesenen E-Mails beginnt. Da hilft nach meiner Erfahrung nur eins: Sofort wieder Zero Inbox herstellen und sich dann erst wieder den anderen Aufgaben widmen. Dazu sollte man sich idealerweise die ersten Stunden des ersten Büro-Tages frei halten oder zur Not abends im Hotel das Postfach aufräumen.

Getting Things Done – Eine bekannte Zeitmanagement-Methode

Ich muss zugeben: Als ich zum ersten Mal von Getting Things Done erfuhr, fand ich die Methode viel zu komplex und habe sie deshalb zunächst nur halb umgesetzt. Erst nach und nach hat sich mir der tiefere Sinn der einzelnen Details erschlossen. Auch Getting Things Done hat letztlich viel mit dem inneren Schweinehund zu tun, den es zu überwinden gilt. Aber der Reihe nach.

Die wichtige Regel bei Getting Things Done lautet: Alle Aufgaben werden außerhalb des eigenen Gehirns abgespeichert. Dazu braucht man nicht zwingend eine Software, ein Zettelkasten tut es auch. Entscheidend ist, dass man die anstehenden Aufgaben nicht mehr im Kopf jongliert und sich so von der Arbeit ablenken lässt. Alle Aufgaben werden so notiert, dass sie auch nach Tagen oder Wochen klar verständlich sind. Statt „Projekt XY starten“ heißt es also „Meeting mit X, Y und XY für zwei Stunden ansetzen, Kickoff Projekt XY“.

Alle Aufgaben werden einem Projekt und einem Kontext zugeordnet

Jede Aufgabe landet bei Getting Things Done zunächst in einer Inbox. So kann man im Meeting oder unterwegs mit dem Smartphone sehr schnell neue Aufgaben erfassen ohne sich um die Details zu kümmern. Sobald man etwas Luft hat (mindestens täglich!), wird die Inbox bearbeitet. Wie bei Zero Inbox wird jede Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten erledigt ist, sofort erledigt.

Alle anderen Aufgaben werden einem Projekt und einem Kontext zugeordnet. Während die Zuordnung in ein Projekt selbsterklärend ist, klingt „Kontext“ zunächst verwirrend. Kontext meint zum Beispiel Orte oder Personen. Ein Kontext kann entsprechend eine Person sein, mit der man Themen besprechen kann. Kontext kann aber auch der Schreibtisch sein oder das Telefon. Aufgaben, die man allein am Schreibtisch erledigen kann, werden diesem Kontext zugeordnet. Und wenn man Telefonate führen muss (wozu man ja nicht zwingend am Schreibtisch sitzen muss), werden sie dem Kontext „Telefon“ zugewiesen. Mir persönlich hilft es, Kontexte in zwei Stufen zu unterteilen. Mein Team ist der Kontext auf erster Ebene, die einzelnen Team-Mitglieder der Kontext auf zweiter Ebene. So sehe ich im Team-Meeting auf einen Blick alle Aufgaben, die ich mit den einzelnen Personen besprechen möchte.

Wöchentlicher Review aller Aufgaben

Es wird noch etwas komplizierter: Einmal in der Woche sollte man all seine Aufgaben durchgehen und neu bewerten. Welche Aufgaben müssen an einem bestimmten Tag in der nächsten Woche erledigt werden und welche Aufgaben sollten in der nächsten Woche erledigt werden? In eine dritte Kategorie fallen Aufgaben, die in der nächsten Woche nicht angefasst werden müssen. Diese werden dann gegebenenfalls in der Folgewoche einer der ersten beiden Kategorien zugeordnet. Aufgaben, die nur an einem bestimmten Tag erledigt werden können („Zum Geburtstag gratulieren“), werden auf diesen Tag eingetragen. Alle anderen Aufgaben (und das sind fast alle!) werden gekennzeichnet und gelten als Aufgaben, die man anfasst, wenn die tageskritischen Todos erledigt sind. Auf die Weise sieht man immer welche Aufgaben an einem Arbeitstag erledigt werden müssen. Erst wenn diese erledigt sind, widmet man sich den nächsten anstehenden Aufgaben.

Nach meiner Erfahrung sollte man das wöchentliche Review am Freitag nach der Mittagspause erledigen, um gegebenenfalls noch etwas Luft zu haben, um Aufgaben zu erledigen, die plötzlich wichtig geworden sind. Dazu kommt, dass man dann entspannt ins Wochenende startet, weil man noch mal alle Todos gesichtet und bewertet hat.

Gute Mac/iOS-Lösung: Omnifocus

Getting Things Done lässt sich aus meiner Sicht am besten mit Omnifocus (von Omnigroup), einer Software für Mac und iOS, umsetzen. Mittels Siri kann man so Aufgaben in die Inbox sprechen und später am Mac einsortieren. Ein kostenfreier Synchronisationsdienst stellt sicher, dass auf jedem Device die aktuellen Aufgaben stehen.

Ich hoffe ich konnte dir einige hilfreiche Tipps geben, wie du deinen Arbeitsalltag optimieren kannst.

Welche Methoden benutzt du für deinen Posteingang und für deine Aufgaben-Erledigung? Hinterlasse einen Kommentar.