3 Tipps, um sich trotz Zeitmangel zu koordinieren

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Der heutige Gastartikel stammt von Maria Lengemann. Mehr über Maria findest du in der Autorenbox am Ende dieses Artikels.

Kennst du das Gefühl auch? Du möchtest dich und deine Zeit gerne besser managen, aber vor lauter Zeitmangel weißt du nicht, wann und wie du überhaupt anfangen sollst? Keine Angst – es gibt eine Lösung. Es gibt sogar viele Lösungen für dieses Problem! Sie sind nicht einfach und vielleicht auch nicht sonderlich verlockend, aber sie sind es auf jeden Fall wert.

Tipp 1: Zeit ganz neu definieren

Jeder spricht von Zeit. Zeit hier. Zeit dort. Zeit überall. Jedem fehlt Zeit – dir auch? Rein wissenschaftlich betrachtet ist Zeit einfach nur eine Ereignis-Abfolge, die unumkehrbar ist und eindeutig stattfindet.

Noch wichtiger als diese Definition ist allerdings die Antwort auf die Frage, was Zeit für dich bedeutet? Bist du der Ansicht, dass Zeit ein nicht beeinflussbarer Faktor ist oder dass sich die Zeit sehr wohl beeinflussen lässt?

• Verinnerliche, dass es durch wenige Minuten pro Tag möglich ist, in jedem Monat mehrere Stunden Zeit zu sparen und damit sowohl mehr zu verdienen als auch mehr Zeit zu haben, sich anderen Dingen zu widmen.
• Verinnerliche außerdem, dass das Parkinson’sche Gesetz überall präsent ist – vor allem beruflich. Dieses Gesetz besagt, dass sich die Zeit immer in dem Maße ausdehnt, wie wir Zeit zur Erledigung zur Verfügung haben.

Was bedeutet das für dich?

Zeit ist eine Sache der Interpretation. Definiere deine eigene Definition neu und sieh die Zeit fortan als einen Faktor an, der sich beeinflussen lässt. Es ist zwar nicht zu ändern, dass jeder Mensch nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung hat – es ist jedoch zu ändern, WIE wir in diesen 24 Stunden mit unserer Zeit umgehen und wie wir uns dabei fühlen.

Du allein entscheidest darüber, ob du dich selbst demotiviert und müde fühlst und für drei Aufgaben drei Stunden oder nur eine Stunde brauchst, weil du fokussiert und optimistisch bist. Es ist deine Definition und deine Sichtweise.

Tipp 2: Feste Zeiten einplanen

Obwohl das Leben nur schwer planbar ist, solltest du dennoch versuchen, das Unplanbare zu planen. Beobachte dich hierfür am besten selbst für ein paar Tage. Notiere dir, wie viel Zeit du täglich für einzelne Aktionen verwendest und was du wann machst.

Am besten kombinierst du diese Statistik für eine Woche auch damit, dass du dir notierst, wie du dich täglich fühlst. Welche motivierten Zeiten hast du und wann bist du besonders müde? Versuche aufzuschlüsseln, ob du gleichzeitig auch länger für Aufgaben brauchst, wenn du müde bist und du während dieser Zeit auch häufig Zeitfressern unterliegst.

All das wird dir helfen, dich zukünftig besser zu planen und deine Zeit einzuteilen. Wichtig ist, dass du zu 100 % weißt und dir auch selbst eingestehst, womit du täglich deine Zeit verbringst.

Dabei sind auch fünf Minuten Facebook sehr wichtig und auch zwei Minuten am Smartphone und zehn Minuten quatschen am Telefon. All das summiert sich im Verlauf des Tages zu einer oder mehrerer Stunden, die pro Monat bei 20 Werktagen locker 20, 30 oder noch mehr Stunden ausmachen können. Rechne das auf deinen Stundensatz hoch und du weißt, wie viel Geld du theoretisch verbrennst, indem du einfach nur mal kurz fünf Minuten auf Facebook surfst – und das Ganze fünf Mal pro Tag plus weitere „Kleinigkeiten“, die dich ablenken.

Hast du alle deine Zeitfresser notierst und vielleicht sogar eine Verbindung aufgedeckt, wann du meistens dazu neigst, auf Zeitfresser einzugehen, dann kannst du ihnen den Kampf ansagen.

Surfst du beispielsweise nach dem Mittagessen gerne eine halbe Stunde auf Facebook und machst danach eine halbe Stunde Pause, weil du unkonzentriert bist? Dann verbinde diese Sachen und gestalte dein Zeitmanagement effizienter. Gehe nach dem Mittagessen eine halbe Stunde spazieren, dann bist du direkt konzentriert und holst die halbe Stunde Facebook am Abend in aller Ruhe nach, wenn du dich nicht mehr auf die Arbeit konzentrieren musst.

So sparst du täglich mindestens eine halbe Stunde, was pro Arbeitswoche 2,5 Stunden und pro Arbeitsmonat (20 Werktage ca.) 10 Stunden ausmacht. Rechnest du mit einem fiktiven Stundensatz von 30 Euro, dann würdest du aufgrund dieser Facebook-Zeit 300 Euro pro Monat „verbrennen“. Möchtest du das?

Tipp 3: Zeit nehmen und eintauschen

Ich kenne unzählige Menschen, die bei Zeitmangel oder Zeitnot generell immer den cleveren Spruch loslassen, man solle sich die Zeit einfach nehmen. Witzig. Einfach. Sehr lustig.

Wo keine Zeit ist, kann man sich schließlich auch keine Zeit nehmen – da stimmst du zu, oder?

Wer sich wirklich keine Zeit nehmen kann, weil nun einmal keine freie Zeit da ist, der sollte sich angewöhnen, Zeit fiktiv „einzutauschen“. So ein Tauschgeschäft klingt erst einmal ein wenig verrückt, doch es ist im beruflichen Alltag sehr praktisch.

Viele Kleinigkeiten werden von mir täglich „eingetauscht“, sodass ich mir dadurch fiktiv Zeit freischaufle, um wiederum anderen Dingen nachzugehen. Wie es geht? Ganz einfach:

Definiere bereits vor dem Tausch, was du erreichen möchtest.

• Willst du beispielsweise heute mal 10 Minuten Zeit haben, um deinen Mail-Eingang aufzuräumen?
• Oder möchtest du mal fünf Minuten durch deinen Feed stöbern, um ein paar neue Artikel abzuspeichern?
• Möchtest du heute mal eine weitere Pause machen, um einen Extra-Kaffee zu trinken?

Definiere also im ersten Schritt, was du gerne erreichen möchtest und wie lange dieses Ziel schätzungsweise dauern wird. Auf diese Wünsche arbeitest du nun hin.

Überlege dir anschließend, mit welchen Tätigkeiten oder Dingen du deine Wünsche eintauschen und sie damit wahrmachen kannst.

• Du könntest 10 Minuten früher aufstehen, damit du vor Arbeitsbeginn deinen Mail-Eingang aufräumen kannst.
• Du könntest heute fünf Minuten auf Facebook verzichten oder erst nach Feierabend vorbeischauen, damit du mal fünf Minuten im Feed lesen kannst, um Artikel zu speichern.
• Du könntest heute bei Kundentelefonaten besonders konsequent sein und bereits bei Gesprächsbeginn signalisieren, dass du in zehn Minuten zum Meeting musst. Sehr wahrscheinlich sparst du damit pro Telefonat 5-15 Minuten quatschen, bist aber dennoch höflich und professionell. Diese 15 Minuten kannst du verwenden, um deine Eltern anzurufen, einen Extra-Kaffee zu trinken oder dein Zeit- und Selbstmanagement-System aufzubessern.

Im ersten Moment ist es wirklich sehr schwer, sich „einfach mal Zeit zu nehmen“. Bei genauerer Betrachtung ist es allerdings für jeden von uns möglich, fünf, zehn oder sogar 15 Minuten pro Tag gegen andere Tätigkeiten zu tauschen und damit einzusparen.

Zeitmanagement ist nie leicht, das gebe ich zu – doch das ist es Wert, wenn du merkst, dass du durch viele Kleinigkeiten viele große Dinge bezwecken und auch erreichen kannst.

Jeden Tag fünf Minuten weniger Facebook, fünf Minuten früher aufstehen und fünf Minuten weniger quatschen – dann sparst du dir pro Tag 15 Minuten, pro Arbeitswoche 75 Minuten und pro Arbeitsmonat 300 Minuten. In diesen fünf Stunden, die du effektiv gespart hast, kannst du viele neue Dinge ausprobieren, lernen, erweitern, sortieren oder einfach nur entspannt und früher Feierabend machen.

Du hast es in der Hand.

Jetzt bist du dran: Welcher der Tipps hat dir am meisten geholfen? Hinterlasse einen Kommentar, ich freu mich drauf!